Как «завалить» проект внедрения. Вновь об УТМ и ЕГАИС

Опубликовано:  13:07 - 27 сентября 2016

Александр Таныгин, руководитель компании «КТ: Алкоголь»: 7 причин, по которым ваш проект может провалиться еще до запуска

Сентябрь. Начало бизнес-сезона. Обычная компания.

Руководитель решает запустить небольшой проект к Новому Году, исходя из того, что к этому моменту он хотел бы получить определенный результат: с 1 января начать жизнь предприятия в новой системе. Весь 2016-ый год он жил, надеясь на то, что все нововведения РАР обойдут его стороной, но потом обреченно осознал, что ничего подобного не произойдет, а значит уж в сентябре-то точно надо принять «хоть какое-то» решение.

Руководитель вызывает к себе IT-директора и говорит:

- А давай-ка сделаем проект! Хочу, чтобы у меня заработал УТМ, чтобы вот это всё к ЕГАИС подключалось, чтобы от меня отстали наши бухгалтера, коммерсанты, юристы и чтобы я вообще стал денег больше получать!
- Хорошо, - соглашается айтишник. – Вы понимаете, какие могут возникнуть риски?
- Конечно, понимаю. Хотя… О чем это ты?

Дальше IT-специалист, который хорошо понимает специфику работы алкогольного предприятия, начинает перечислять проблемы, которые могут возникнуть при подготовке какого-либо проекта к запуску.

Небольшая ремарка.

По сути, рисков, которые могут встретиться до старта проекта, в ходе запуска, в процессе перехода от опытной к промышленной эксплуатации – многие сотни, а их комбинаций вообще тысячи. Они упрощённо разделяются по степени воздействия, частоте и вероятности срабатывания. К примеру, навряд ли в серверную попадет метеорит, но по последствиям своим это будет катастрофа, посерьёзнее налоговой, а некорректное формирование декларации, напротив, весьма вероятный недочет, «степень тяжести» у которого будет средняя.

Существуют в буквальном смысле целые области знаний – технологии управления проектами. В автоматизации 1С важны, прежде всего, СМК (Система менеджмента качества), типовая система внедрения 1С, которая подтверждается квалификацией «1С: Руководитель проектов», PMBoK и ГОСТ 34 (прим. ред. PMBoK – свод знаний по управлению проектами; от англ. Project Management Body of Knowledge; ГОСТ 34 – государственный стандарт по разработке технического задания на создание автоматизированной системы). Несмотря на такое богатство выбора, у всех этих систем есть серьёзное пересечение в определениях и методиках, что, конечно, облегчает жизнь автоматизаторам.

Так, проект, упрощённо, можно определить как направленную на результат деятельность, ограниченную сроками, ресурсами и другими факторами. Такого определения для дальнейшего чтения нам вполне хватит.

Итак, наш IT-специалист начинает перечислять подводные камни, которые могут возникнуть при реализации небольшой задачи, поставленной руководителем.

1) Юристы-не-айтишники
Предположим, вы нашли подрядчиков и составили договор. Однако на согласование условий этого договора у вас ушло целых два месяца! А изначально было-то всего три на подготовку и осуществление проекта. Причина в том, что юристов, подкованных в сфере IT, крайне мало. В результате над договором работают люди, далекие от реальных процессов; они меняют его суть, что негативно сказывается на реализации целей и задач внедрения, а также они затягивают процесс, почти не оставляя айтишникам времени на работу.
Выход: ищите юристов из профильной области, больше доверяйте айтишникам, но и спрашивайте с них соответственно.

2) Система и ее обслуживание
Вам необходимо выбрать ту систему, интеграцию с которой ваши текущие IT-системы переживут легко. Столь же серьезно нужно будет подойти к выбору тех, кто будет после внедрения сопровождать вашу систему, а самое главное – сколько такое сопровождение будет стоить. Вы, возможно, надеетесь, что система сама по себе будет работать, но, увы, это иллюзия: на ее настройку и сопровождение нужно много денег, тем более УТМ, например, постоянно меняется. Соответственно, необходимо регулярно проводить обновление, настраивать взаимодействие с УТМ и прочими системами. Здесь вам помогут решения от 1С или решения, предложенные на сайте http://egais2016.ru.

3) Гармония всех отделов
Крайне серьезно формулируйте требования к проекту на этапе его подготовки: взаимодействовать с новой системой так или иначе будут все отделы вашей компании. Они должны принимать участие в обсуждении уже на этапе формирования условий договора – это поможет вам предусмотреть возможные препятствия, которые могут возникнуть при подготовке проекта к запуску.

4) Выбор команды
Обратите внимание на компетентность подрядчиков, на их опыт работы в этой области. Рейтинги и размеры компании значения не имеют. Успех проекта определяет наличие двух-трех человек в команде со стороны исполнителя, которые понимают эту сферу деятельности, а все остальные - это всего лишь их окружение, их «руки», которые будут писать коды, проводить обучение, оформлять горы документации и т.п. И, конечно, будьте готовы к тому, что среди подрядчиков случайно могут оказаться чьи-то родственники, знакомые или друзья, которые вместо работы будут заниматься распиливанием бюджета проекта.

5) Бюджет
Попробуйте отключить режим скупости – вы и так уже проспали все сроки. А теперь ваш проект реально стоит очень дорого, учитывая предполагаемое количество взаимодействующих в нем отделов и количество рисков. Более того, вам придется увеличить срок опытной эксплуатации, который обычно длится месяц, то есть опять-таки выделить больше денег, поскольку велико количество огрехов, пожеланий, уточнений – всего, что вы будете спешно вносить в проект.

6) Тяжелый сезон
Ваши исполнители с октября и до начала декабря будут очень сильно заняты. Они будут забивать магазины продукцией, проводить акции, доставлять товар, обеспечивать отсутствие кассовых разрывов и т.п. В это же самое время будет происходить внедрение, а ваши сотрудники, тем не менее, должны будут принимать участие в этом проекте. Надеяться на то, что все будут сознательными, конечно, глупо, поэтому вы должны предусмотреть мотивацию, как положительную в виде премий, так и отрицательную в виде штрафов.

7) Стать боссом
Собственнику предприятия придется возглавить этот проект лично, потому что сроки безумно ограничены. Сразу скажу, что это плохо, потому что собственник не должен входить в проект, однако другого способа проследить за логикой развития событий и организационно надавить на сотрудников при необходимости не удастся никому. Так происходит всегда, когда речь заходит о проектах, которые нужно было «сдать вчера».

Обозначенные риски не являются специфичными для проекта внедрения УТМ, но, если вы планируете внедрение той или иной системы в текущий момент, постарайтесь их учесть.

P.S. Если советы нашего айтишника оказались для вас полезными, мы непременно дадим ему слово ещё не раз.

Модератор: alcoexpert Просмотров: 2 161 Категория: Новости / Мнения